elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Wady i zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją

 

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją należy rozumieć jako zarządzanie dokumentami w postaci cyfrowej. Oprogramowania EZD pozwalają na usprawnienie pracy nad dokumentami. Takie programy dają możliwość archiwizacji, tworzenia dokumentów, czy pracy nad nimi wielu osób naraz.

Systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją mają swoich zwolenników, jak i stanowczych przeciwników. Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją: czy jest to skomplikowane?

Do najczęstszych zarzutów stawianych przeciwko systemom EZD należy ich poziom komplikacji. Programy te należy wdrożyć do przedsiębiorstwa i zapewnić ich integrację z innymi oprogramowaniami. Trzeba również liczyć się z przeszkoleniem pracowników z ich obsługi.

O ile ten argument był znaczący 15 lat temu, to teraz już nie jest on prawdziwy. W dzisiejszych czasach większość programów do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest przygotowana tak, aby użytkownicy mogli z nich swobodnie korzystać. Przy projektowaniu oprogramowania dużą uwagę poświęca się również temu, aby były one jak najbardziej kompatybilne z najczęstszymi systemami operacyjnymi.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją: czy zabierze miejsca pracy?

Kolejnym zarzutem jest to, że programy do elektronicznego zarządzania dokumentacją zabiorą miejsca pracy. Zarzut ten pojawia się nie tylko w tym kontekście. Wycelowany we wszystkie nowe technologie pojawiające się na rynkach.

W tym przypadku wdrożenie systemu ezd nie zabierze pracy, a raczej ją usprawni. Program wykonuje przecież raczej te proste i żmudne funkcje, które nie wymagają pracy twórczej. Wprowadzenie automatyzacji może zaoferować bardziej atrakcyjne możliwości rozwoju zawodowego pracownikom, którzy mogą się skupić na bardziej wymagających projektach.

Podsumowanie

Systemy służące do elektronicznego zarządzania treścią mają tak naprawdę praktycznie same zalety: oszczędzają czas i pieniądze, usprawniają pracę pracowników, pomagają w usystematyzowaniu dokumentów i wiele innych. Jakiekolwiek ich wady wiążą się raczej z ich kwestią techniczną, czy też programistyczną. Jednak rynek ten się rozwija i nauczył się słuchać użytkowników — co na pewno nastawia optymistycznie.