Organizacja szkolenia jest ważnym przedsięwzięciem dla organizatorów danego wydarzenia. Ciekawa tematyka sprawia że liczba miejsc jest ograniczona a czas na przedstawienie wszystkich zagadnień jest zbyt krótki.
Przygotowanie materiałów prezentacyjnych i wizualizacji trwa długo w szczególności gdy organizowany jest cykl szkoleń. Podczas prezentowania informacji związanych z tematyką szkolenia prelegenci zachęcają do skorzystania z materiałów jakie zostały przez nich przygotowane. Wyeksponowane broszury informacyjne zazwyczaj znajdują się w miejscach łatwo dostępnych aby każdy uczestnik mógł się z nimi zapoznać. W przypadku eksponowania materiałów informacyjnych istotną rolę odgrywają standy prezentacyjne.
Estetyczny wygląd dopasowany do wystroju sali konferencyjnej tworzy uniwersalną kompozycję, która może zostać wykorzystana podczas inauguracji oraz imprez firmowych. Dostępne dla uczestników są również materiały promocyjne, które zazwyczaj dotyczą agendy spotkania oraz informacji związanych z daną firmą. Takie rozwiązanie zapobiega dezinformacji uczestników uroczystości i stanowi znaczne ułatwienie dla organizatorów.